Escrituração dos Livros

a) – Escrituração dos Livros

a.1) – Matrícula – livro encadernado x fichas avulsas

A escrituração dos livros se apresenta de forma limpa e mecanizada (aparentemente utilizando-se do editor de texto Word e impressora a jato de tinta), sem rasuras ou borrões.

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Entretanto, diferentemente do que ocorre na maioria dos Estados brasileiros, por determinação da Corregedoria Geral da Justiça (Interior) do TJPA, não são usadas fichas, como faculta a lei (art. 3°, § 2° c.c. art. 173, § único, da Lei 6.015/1973). O Livro 2 é aberto e as suas folhas são previamente emaçadas, numeradas e rubricadas pelo Juiz Corregedor Permanente, diferentemente do que faculta a Lei de Registros Públicos (Art. 4º) que prevê que os livros de escrituração serão “abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo oficial do registro”.

Na aparência (e na prática) os livros encadernados se assemelham aos antigos livros de transcrição das transmissões, na dinâmica de traslados dos registros, com a diferença de que os livros são compostos de folhas destacáveis, o que permite que a sua impressão se dê de forma mecanizada. Exemplo: Doc. 1.

Assim, uma vez praticado o ato junto a matrícula, com o esgotamento do fólio, o registro é traslado trasladado? para a folha disponível no livro em uso, lavrando-se as remissões recíprocas. Ocorrendo o esgotamento das folhas do livro corrente, as remissões se repetem nos livros abertos posteriormente, provocando o espalhamento dos atos registrais subseqüentes envolvendo o mesmo imóvel da mesma matrícula.

O procedimento representa desnecessário emperramento do sistema, pois dificulta a lavratura do ato, com a necessidade de remissões recíprocas, além de embaraçar, sobremaneira, a emissão de certidões, porquanto estas remissões devem ser remontadas até a origem, podendo gerar insegurança, nos casos em que, por descuido, ou esquecimento, esta remissão deixe de ser feita.

Esta prática, ainda, não se mostra segura pois ocorrendo erro nas remissões, conforme se verifica no Doc. 2, será difícil, demorado e extremamente complexo localizar a sequência da matrícula, já que não há qualquer outra referência nos indicadores do Cartório.

Por fim, a própria fiscalização judiciária se mostra prejudicada pela complexidade de rastreamento dos atos praticados.

A prática de emaçar os fólios retrocede aos primórdios da Lei 6.015/1973, quando a doutrina controvertia sobre a ficha de matrícula. Afrânio de Carvalho censurou a defesa que dela fez o nosso Elvino Silva Filho, nos seguintes termos:

Com esta segunda franquia criou-se desnecessariamente um risco constante para os direitos inscritos, porque, de um lado, as folhas soltas se desgastam celeremente no manuseio diário e, de outro, se prestam a extravio, casual e fraudulento, bastando lembrar, a propósito deste último, que, preenchíveis a máquina pelo registrador, são também autenticáveis pela rubrica dele, que assim tem um domínio absoluto sobre a escrituração, podendo, quando desonesto, substituir qualquer delas sem deixar o menor vestígio de fraude.

Não se argumente com a possibilidade de reconstituição da folha solta em caso de extravio, como fez brilhante, mas incauto, monógrafo paulista ao responder a esse tópico da minha crítica à primeira versão da Lei. (CARVALHO. Afrânio. Registro de Imóveis. Rio de Janeiro: Forense, 1976, p. 25).

O “incauto monógrafo paulista” defendeu o fólio real e as folhas soltas em monografia publicada ainda no ano de 1974, na vacatio da Lei 6.015/1973. A história demonstrou que a antevisão do registrador paulista era acertada. Não há notícia de graves problemas originados da opção legal, nem se avolumaram denúncias de fraudes em Cartórios que se acham sob a vigilância de corregedorias permanentes.

a.2) – Ordenação dos atos praticados

Por outro lado, nota-se outra erronia no exemplo indicado (Doc. 2), que contrariaria o disposto no art. 232 da Lei 6.015/1973, que reza que cada ato de registro ou de averbação será feito “seguindo-se o número de ordem do lançamento e o da matrícula. Na matrícula 25.619, por exemplo, vê-se o lançamento do R.1 e Av. 1 com o mesmo número de ordem na mesma matrícula. Tal erro se repetirá em outras matrículas.

a.3) – Conservação de livros e papéis

A guarda e conservação de livros é precária.

A Lei 6.015, de 1973, reza que os oficiais devem “manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos e respondem pela sua ordem e conservação” (art. 24). Diz, ainda, no art. 25 que “os papéis referentes ao serviço do registro serão arquivados em cartório mediante a utilização de processos racionais que facilitem as buscas, facultada a utilização de microfilmagem e de outros meios de reprodução autorizados em lei”.

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O que se verificou nos cartórios visitados (Altamira e Senador José Porfírio) é a mais completa incúria no que se refere à manutenção e conservação dos livros de registro.

As fotos são chocantes – e a reportagem da Jornal da Globo deve ter sensibilizado todos os registradores sérios que tiveram o desprazer de assisti-la.

Além de mal conservados, precariamente alocados – em posições que desfiguram e corrompem a sua estrutura.

a.4) – Recomendações

1. Recomenda-se a adoção de fichas de matrículas, como faculta a Lei 6.015/1973, nos art. 3°, § 2° c.c. art. 173 § único. Assim, as fichas dos Livro 2, organizadas como folhas avulsas, permitem a análise, de uma só vez, de todo o historial jurídico da matrícula, atingindo o objetivo de racionalização perseguida pela reforma de 1973. Além de facilitar a dinâmica do registro, tal propicia uma fiscalização segura e menos afanosa.

2. Recomenda-se a lavratura dos atos como preconiza o art. 232 da Lei 6.015/1973, lançando-se os registros e as averbações em rigoroso ordem numérica sequencial (R.1, Av.2, Av.3, R.4 etc.).

3. Recomenda-se a imediata recuperação e reforma dos livros, com a contratação de especialista em recuperação de documentos, e a adequada alocação e repouso dos livros, de modo a não ofender a sua estrutura.

4. Recomenda-se ministrar aulas práticas sobre manuseio e depósito (repouso) de livros de registro, visando dar maior segurança e proteção a esses importantes documentos.

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